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TEMA: NULIDAD DE LA ACTUACIÓN - La falta de acceso al expediente, cuando este es electrónico, configura un evento de interrupción del proceso, el cual, mientras persista, deriva en la causal 3 de nulidad contemplada en el artículo 133 de la codificación procesal.

HECHOS: En decisión de 18 de abril de 2023, se admitió la apelación que se registró presentada por ambos extremos procesales, respecto de la sentencia de 15 de marzo de 2023 que emitiera el A quo. No obstante, al examinar el expediente digital remitido se evidencia que este fue indebidamente integrado, situación que genera la invalidez de la actuación surtida.

TESIS: (…) con el paso del formato físico al digital en el manejo de procesos al examen preliminar tradicional contemplado en el artículo 325 del C.G.P., fue necesario adicionar el análisis de la debida conformación y disponibilidad del expediente, atendiendo a lo expuesto por la Corte Suprema de Justicia, quien dictaminó que la falta de acceso al plenario cuando este es electrónico, configura un evento de interrupción del proceso, el cual, mientras persista, deriva en la causal 3 de nulidad contemplada en el artículo 133 de la codificación procesal.(…) Según indica el «Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente», contenido en los artículos 21 y 33 del Acuerdo PCSJA20-11567 y el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura, la correcta formación y archivo de los procesos gestionados electrónicamente requiere el seguimiento estricto de un conjunto de pasos que aseguren su integridad, fiabilidad y autenticidad.(…) debe resaltarse que el archivo de la comunicación electrónica recibida es importante porque este «contiene la información de contexto del mensaje (asunto, dirección del destinatario/remitente, fecha y hora del mensaje, copias enviadas a otros destinatarios, archivos adjuntos)», información que es necesario incluir en el plenario por ser la que da cuenta de los «metadatos relevantes que contribuyen a garantizar los atributos del documento». (7.1.1 del Protocolo). También tiene relevancia el correcto nombramiento de los documentos, puesto que ello facilita la organización y consulta del plenario, tanto por las partes como por los demás revisores del expediente. (…) El archivo digital contentivo de la audiencia debe surtir el mismo proceso de alistamiento e incorporación descrito (…). En ese sentido, si bien el enlazamiento a repositorios centralizados puede servir de sustituto para la copia temporal que debe llevar el estrado de instancia, no suple la obligación de dejar una copia de la diligencia en el expediente, en la forma dispuesta en el Protocolo. (…) Como se puede ver, un paso trascendental para la correcta incorporación de un documento o una audiencia al expediente digital de un proceso es el relativo a su empadronamiento en el índice electrónico, procedimiento que debe hacerse luego de su inclusión en el plenario(…) la conformación del expediente, la construcción de cada cuaderno, su cierre y el diligenciamiento y firma del índice electrónico es competencia de cada dependencia judicial que tramita el expediente. (7.2.2. y 7.4.2. del Protocolo), el yerro evidenciado no puede ser saneado por la Secretaría de la Sala o por el Tribunal, ni el pleito recompuesto en esta instancia. En ese sentido, dado que el evento de indisponibilidad del pleito ocurrió durante el trámite de primera instancia, en donde no se atendieron los lineamientos sobre integridad y conformación contenidos en el Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente, que regulan el artículo 21 del Acuerdo PCSJA20-11567 y el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura, el pleito se debe considerar interrumpido por esa causa y ello impide continuar con el trámite de la presente apelación. (…) Situación que impone la invalidación de todo lo actuado en esta instancia.

MP. NATTAN NISIMBLAT MURILLO
FECHA: 17/11/2023
PROVIDENCIA: AUTO