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TEMA: DEVOLUCIÓN DE SALDOS - Porvenir no probó el pago de la devolución de saldos,  más que es obligación de las administradoras de pensiones conservar la información laboral de sus afiliados de forma indefinida, especialmente cuando está en juego el acceso a prestaciones económicas. /

HECHOS: Se solicita el reconocimiento de la pensión de sobrevivientes por el fallecimiento de su hijo VHCE (ocurrido el 24 de octubre de 1999), o en su defecto, la devolución de saldos. El causante estaba afiliado a Porvenir S.A. con 50.1 semanas cotizadas y alegó haber pagado en 2002 la devolución de saldos por valor de $678.681, pero no presentó prueba documental del pago, sin embargo, los demandantes negaron haber recibido dicho dinero. Porvenir justificó la falta de soporte alegando que la custodia documental es de solo 10 años (Ley 962 de 2005). El asunto a dirimir radica en verificar si es viable ordenar el pago de la devolución de saldos a los demandantes aun cuando Porvenir S.A. alega haberlo hecho desde el 14 de mayo de 2022, pero sin conservar constancia de ello.

TESIS: (…) Obra en el plenario comunicados de Porvenir S.A. fechados el 26 de mayo, 15 de junio y 29 de agosto de 2022, a través de los cuales le informa a los actores que ya se les pagó la devolución de saldos en la fecha y valor ya referidos (…); en un último escrito, les indicó que no era posible acceder a la solicitud relacionada con la forma en la que se hizo la devolución, esgrimiendo que conforme al artículo 28 de la Ley 962 de 20052 es posible la destrucción total, tanto de archivos físicos como sus reproducciones exactas, transcurridos 10 años del asiento del documento original.(…) ha de indicarse que la postura asumida por Porvenir S.A. no puede ser admitida, primero, porque evade deliberadamente la obligación procesal de demostrar los hechos en los cuales funda su defensa, esto es, que aparentemente pagó la devolución de saldos; segundo, pero no menos importante, riñe directamente con el derecho a la seguridad social de los demandantes a acceder a los saldos que su hijo tenía depositados en la AFP. La obligación legal de conservar documentos por el término de 10 años, de manera alguna puede interpretarse por las administradoras de pensiones como pretexto para que transcurrido dicho tiempo, queden facultadas para desatender la custodia y destruir la documentación de sus afiliados, sin tener en consideración que de ello depende el acceso a las prestaciones del sistema pensional, las cuales son imprescriptibles; una cosa es que se obligue a conservar el documento físico y otra que en esta época de avances tecnológicos, no se utilicen otros medios alternativos para su custodia y fidelidad(…)La H. Corte Constitucional en la Sentencia T – 470 de 2019, indicó que los empleadores y administradoras de pensiones deben conservar indefinidamente la información laboral de los trabajadores para que puedan disfrutar sus derechos(…)En Sentencia T – 409 de 2024, la Alta Corporación, (…) al referirse al artículo 60 del Código de Comercio conforme al cual los archivos deben guardarse por diez años, indicó que no es fácil equipararlo a los registros de un trabajador, cuya ausencia puede implicar la no materialización del derecho fundamental a la seguridad social (…)En cuanto a lo mencionado por la apelante respecto a que con la respuesta a la demanda se anexó prueba de haberse realizado el pago(…)Lo que parece ser una captura de pantalla de la base de datos de la demandada, no puede ser tomado como prueba del pago de la devolución de saldos(…)sin una constancia de pago o consignación de los dineros a favor de los señores ALEdC y RJC, tal cuadro carece de eficacia probatoria para demostrar dicha circunstancia, pues es sabido que las partes tienen prohibido fabricar sus propias pruebas.(…)

MP: MARÍA EUGENIA GÓMEZ VELÁSQUEZ

FECHA: 25/04/2025

PROVIDENCIA: SENTENCIA

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